Zmiany od 2022 r. i fakturowanie elektroniczne

image

Polska jest liderem we wdrażaniu cyfrowych wymogów podatkowych. Polska ma już kilka obowiązków e-podatkowych, w tym SAF-T (w specjalnym JPK_V7) i elektroniczne sprawozdania finansowe. Strukturyzowane e-fakturowanie zostanie wprowadzone w Polsce w 2022 roku. E-fakturowanie będzie początkowo dobrowolne, ale oczekuje się, że stanie się obowiązkowe do 2023 roku.

Polska podróż do e-podatków

Zanim przejdziemy do szczegółów dotyczących elektronicznego fakturowania, warto przypomnieć drogę polskiego etaxu, w tym jej kluczowe kamienie milowe.

Cyfrowa rewolucja podatkowa w Polsce rozpoczęła się w 2016 r.
JPK został wprowadzony dla dużych podatników. Został on podzielony na pięć struktur, w tym:

  • magazyn,
  • księga główna
  • faktury,
  • wyciągi bankowe i kwity VAT.

Dowody VAT (rejestry), musiały być składane co miesiąc. Inne struktury były udostępniane przez organy podatkowe na żądanie. Obowiązek JPK obowiązywał w roku 2017 i 2018.

Zmiany podatkowe w 2019 r.

Rok 2019 przyniesie kolejne istotne zmiany podatkowe w Polsce. Wdrożony został obowiązkowy split payment, który zastępuje lokalny system odwrotnego obciążenia. Polscy podatnicy są zobowiązani do dokonywania płatności na rzecz dostawców od września 2019 roku wyłącznie z rachunków bankowych Białej Bazy.

2020: Przełom w polskich podatkach

Prawdziwy przełom w polskiej sprawozdawczości VAT nastąpił w 2020 roku, kiedy to standardowa deklaracja VAT została zlikwidowana i zastąpiona w całości zmienionym plikiem danych JPK_V7. Plik ten łączył w sobie dane zarówno z formularza JPK_VAT, jak i z deklaracji VAT (VAT-7). Był to moment, w którym Polska przestała stosować tradycyjną sprawozdawczość VAT.

Jakie zmiany podatkowe przyniesie rok 2022 i 2023? Zmiany w podatkach a e-fakturowanie

W latach 2022 i 2023 polskie obowiązki w zakresie podatku VAT czeka kolejna cyfrowa rewolucja. W 2021 r. przewidywano wprowadzenie dobrowolnego fakturowania elektronicznego. Później podjęto decyzję o opóźnieniu wprowadzenia elektronicznego fakturowania do 2022 roku. Polscy podatnicy mają możliwość przystąpienia do krajowego systemu fakturowania elektronicznego i rozpoczęcia przesyłania e-faktur od stycznia 2022 roku. Otrzymywanie e-faktur w tej fazie pilotażowej będzie wymagało akceptacji klienta.

2023: Elektroniczne fakturowanie ma być obowiązkowe

Polska złożyła już wniosek do Komisji Europejskiej o zgodę (lub "derogację", w języku UE) na wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur elektronicznych.

Opis techniczny polskiego e-fakturowania - obowiązek e-fakturowania

Polska wprowadzi e-fakturowanie według tego samego modelu rozliczeń, co Włochy. Oznacza to, że e-faktury mogą być wystawiane, otrzymywane, przechowywane i zatwierdzane przez centralny system e-fakturowania. Polski krajowy system e-fakturowania jest znany jako Krajowy System e-Fakturowania lub KSeF. Jest on prowadzony przez krajowe organy podatkowe.

Faktury elektroniczne stanowią większość faktur przesyłanych pomiędzy polskimi podatnikami.
Mogą one również mieć różne układy i formaty. Polska przyjęła dla faktur elektronicznych znormalizowany format zwany "fakturą ustrukturyzowaną". Faktura ustrukturyzowana to dokument fakturujący wystawiony w KSeF, który posiada unikalny identyfikator. Jak można się spodziewać, format faktury strukturalnej jest zapisany w XML.

Ministerstwo Finansów udostępni bezpłatne aplikacje umożliwiające wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF
Firmy, które wystawiają duże ilości faktur, mogą chcieć połączyć swoje systemy ERP z infrastrukturą e-fakturowania za pomocą dedykowanego API (application programming interfacing). Do wysyłania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF potrzebna jest autoryzacja podpisem kwalifikowanym.

Opublikowane zostało już środowisko testowe, na którym programiści i podatnicy mogą testować swoje rozwiązania i umożliwiać korzystanie z infrastruktury KSeF.

Faktury strukturalne są bardzo szczegółowe. Jest wiele pól, które pozwalają nie tylko na podanie informacji o obowiązkowych elementach faktury, ale także dodatkowych danych, które często są umieszczane na fakturach. Istnieją również pola, które dostarczają informacji o zamówieniach zakupu, Incoterms oraz przewoźnikach.

Kiedy możliwe jest e-fakturowanie? E-faktury już od 2022 r.

Warto zwrócić uwagę, że niektóre elementy są kompatybilne z JPK_V7. Przykładowo JPK_V7 wymaga kodów GTU (dla konkretnych dostarczanych produktów), ale nie jest to obowiązkowy element na fakturze. Faktury ustrukturyzowane nie nakładają takiego obowiązku, ale istnieje pole "GTU", które pozwala na podanie takiej informacji bezpośrednio na fakturze. Logika ta może być przydatna przy mapowaniu danych z faktur do raportów podatkowych, takich jak JPK_V7.

Pola zawierające wartości są nazwane w sposób analogiczny do faktur JPK (JPK_FA). JPK_FA docelowo będzie przestarzałe, ale niektóre mapowania, które zostały wykonane dla faktur JPK mogą być nadal przydatne przy tworzeniu rozwiązania do KSeF.

Strukturalne e-fakturowanie - e-faktura gov

Krajowy system e-fakturowania, który jest oparty na ustrukturyzowanych fakturach elektronicznych, ma wiele zalet. Jedną z największych jest znormalizowany (lub ustrukturyzowany) format faktury. Jest to warunek konieczny do zautomatyzowania procesów AP/AR, ponieważ każda faktura ma dokładnie taki sam format. Obecnie dostępnych jest wiele różnych typów faktur. Nawet najbardziej zaawansowane rozwiązania nie są w stanie zautomatyzować przetwarzania faktur. Faktury wystawione w KSeF są niezastąpione, więc nie ma potrzeby wystawiania duplikatów. Faktury strukturalne mogą być przechowywane i archiwizowane centralnie przez okres 10 lat. Firmy nie muszą inwestować w dodatkowe narzędzia archiwizacyjne.

E-faktury pozwalają na szybszy zwrot podatku VAT

Już teraz wprowadzane są zachęty, które mają skłonić podatników do zapisania się do systemu KSeF do 2022 roku. Główną korzyścią jest możliwość uzyskania zwrotu VAT szybciej, w ciągu 40 dni zamiast 60. Maksymalna kwota zwrotu VAT, o którą można się ubiegać, wynosi 40 dni. Limit ten wynosi 3000 polskich lirów (około 600 euro). Te "korzyści" nie będą miały wpływu na decyzję przedsiębiorców o dobrowolnym przystąpieniu do KSeF 2022. Mamy nadzieję, że limit ten zostanie zniesiony lub przynajmniej zrównany z rozsądnym poziomem. Sama zachęta jest niesamowita. Ma bardzo wiele do zaoferowania.

Noty kredytowe i przepisy dotyczące e-fakturowania

Kolejną korzyścią jest możliwość ominięcia skomplikowanych polskich przepisów dotyczących raportowania not kredytowych. Firmy, które wystawiają noty kredytowe w KSeF, nie muszą analizować dokumentacji niezbędnej do obniżenia podstawy opodatkowania. Wreszcie, podatnicy wystawiający ustrukturyzowane e-faktury nie będą musieli wysyłać faktur JPK (JPK_FA), ponieważ organy podatkowe mają już informacje o fakturach w KSeF.

E-fakturowanie jest obowiązkowe od 2023 r.

W 2022 roku nie ma obowiązku wystawiania i otrzymywania ustrukturyzowanych elektronicznych e-faktur. Warto rozważyć przystąpienie do KSeF w fazie pilotażowej w 2022 r. ze względu na potencjalne korzyści oraz w celu sprawdzenia gotowości przed wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania w 2023 r.