Sekrety tworzenia efektywnego przepływu pracy

image

Jeśli istnieje jeden podstawowy element, który sprawia, że firmy księgowe się kręcą, co to jest?

Ludzie.

Bez klientów, których obsługujemy i silnego zespołu wspierającego, biura rachunkowe nie mogłyby funkcjonować. Kiedy myślisz o swojej firmie, istnieje duża szansa, że twój zespół wykonuje wyjątkową pracę dzień po dniu, ale chcę cię o coś zapytać:

Czy gdyby te osoby opuściły swoje stanowiska, ktoś byłby w stanie wejść w ich buty dzisiaj i wykonać tę samą pracę równie dobrze?

Jeśli nie masz silnych wewnętrznych przepływów pracy i procesów, odpowiedź prawdopodobnie brzmi: nie.

Wewnętrzny przepływ pracy i procesy mogą pomóc chronić firmę przed tymi potencjalnymi czkawkami. To właśnie one pozwoliły mi zbudować i zwiększyć skalę mojej własnej firmy księgowej i pomóc niezliczonym innym firmom księgowym zrobić to samo. Jeśli chciałeś stworzyć efektywne wewnętrzne przepływy pracy i procesy, możesz to zrobić, ale najpierw ważne jest, abyś zrozumiał, czym dokładnie jest przepływ pracy.

Zanurzmy się w tym teraz.

Czym jest przepływ pracy i dlaczego go potrzebujesz?

Przepływ pracy to kompletny podział pracy, którą wykonujesz. Na przykład, przepływ pracy będzie obejmował:

  • Jakie prace wykonujesz dla klientów
  • Terminy wykonania pracy
  • Czas trwania pracy

Jednak jest to dopiero początek przepływu pracy. Teraz, gdy masz już wszystkie te informacje, musisz:

  • Określenie wszystkich zadań związanych z pracą dla klienta
  • Zidentyfikuj zadania związane z każdą pracą
  • Instrukcje dla każdego z tych zadań
  • Jak często należy powtarzać te zadania
  • Kto jest odpowiedzialny za wykonanie zadania
  • Jakich informacji potrzebujesz od klienta, aby wykonać zadanie?

Przepływy pracy i procesy pozwalają śledzić, kto wykonuje pracę, kiedy praca jest wymagana i kiedy wymagane są dostawy.

Prawdopodobnie wiesz, że Twoja firma potrzebuje rozwiązań w zakresie przepływu pracy, ale być może unikasz ich wdrożenia ze względu na czas, pieniądze, brak zasobów wewnętrznych lub po prostu zwlekanie. Być może masz nawet rozwiązania, które "działają", ale są trochę nieporęczne.

Jednak kiedy już przekonasz się o korzyściach płynących z posiadania silnych wewnętrznych przepływów pracy i procesów, zapewniam Cię, że będziesz się zastanawiać, dlaczego tak długo zwlekałeś z ich wdrożeniem.

Artykuły takie jak ten, prosto do Twojej skrzynki pocztowejDołącz

do naszego newslettera, aby uzyskać najnowsze trendy w księgowości, pomysły, wiadomości i technologie dostarczane bezpośrednio na Twój adres e-mail.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapisz
się

Korzyści płynące z przepływu pracy i procesów

Chcesz jak najlepiej dla siebie, swoich pracowników i klientów, prawda? Wdrożenie skutecznych rozwiązań w zakresie przepływu pracy zwiększa zadowolenie klientów, ogranicza liczbę błędów i poprawia wydajność. Będziesz mieć mniej bólu głowy, a członkowie Twojego zespołu również. Właściwe rozwiązanie oferuje wiele korzyści, w tym:

  1. Właściwe przepływy pracy zapewniają dotrzymywanie terminów.
  2. Przepływy pracy i procesy pomagają uniknąć pominiętych kroków (takich jak uzgodnienie lub brak pełnego przeglądu bilansów).
  3. Dzięki nim pracownicy są skoncentrowani na kluczowych zadaniach i utrzymują je w ramach zakresu. Z punktu widzenia zarządzania firmą, jeśli klient poprosi o coś spoza zakresu, a pracownicy zobaczą, że nie są przypisani do wykonania tej pozycji na swojej liście zadań, może to spowodować, że pracownicy zwrócą się do kierownictwa. Stamtąd kierownictwo może określić, czy chce wystawić rachunek za dodatkową pracę lub jak chce iść dalej.
  4. Wgląd w to, co pracownicy robią, a czego nie robią, jest zapewniony.
  5. Skalowanie firmy staje się łatwiejsze dzięki zorganizowanym, silnym wewnętrznym przepływom pracy i procesom.

Jest wiele innych korzyści, które moglibyśmy omówić, ale jest jeszcze jedna, której nie mogę przecenić: kontynuacja obsługi klienta. Przepływy pracy i procesy pozwalają innym lub nowym pracownikom obsługiwać klientów, jeśli kluczowy członek zespołu wyjechał lub nie pracuje już dla Ciebie.

Każda firma ma rotację, a ludzie chorują, idą na wakacje, itp. Procesy pomagają członkom zespołu podjąć tę pracę, dostarczając odpowiedzi na ważne pytania:

  • Jaka praca musi być wykonana?
  • Jaka praca została wykonana lub nie została wykonana?
  • Jak należy wykonać pracę?
  • Kiedy praca powinna zostać wykonana?

W skrócie, przepływy pracy i procesy pomagają zmaksymalizować usługi, skalować firmę i zapewnić, że zespoły mogą utrzymać wysoką jakość usług, której oczekują klienci, nawet jeśli kluczowy członek zespołu jest nieobecny lub niespodziewanie zmienia się.

Jak tworzyć wewnętrzne przepływy pracy i procesy

Skoro rozumiemy już korzyści płynące z posiadania silnych wewnętrznych przepływów pracy i procesów, jak możemy je stworzyć w naszej firmie?

Dokumentacja procesów i tworzenie standardówStandaryzacja

procesów

Przede wszystkim, należy udokumentować wszystkie procesy i stworzyć dla nich standardy. Tworząc standardy, podziel całą pracę, którą wykonujesz na małe fragmenty, z których każdy ma swój termin wykonania.

Na przykład, załóżmy, że masz dwutygodniową listę płac i uzgodnienie na koniec miesiąca. Można stworzyć standard dla obu tych prac i związanych z nimi zadań, z terminami i szablonami dla każdego z nich.

Wymagania specyficzne dla danego zadania

Każdy klient i zadanie nie jest takie samo, dlatego warto wykorzystać utworzone standardowe szablony, aby dostosować je do zadań specyficznych dla danego klienta. W programie Client Hub dostępne są szablony przepływu pracy. Dzięki temu możesz wykorzystać nasze szablony jako punkt wyjścia, a następnie dodać specyficzne zadania dla każdego klienta, które są dla niego unikalne.

Jeśli chodzi o każde zadanie, upewnij się, że nie tylko masz listę zadań związanych z każdym zadaniem, ale także, że te zadania zawierają:

  • Jasne, zwięzłe, łatwe do wykonania instrukcje
  • Linki do wszelkich wymagań technologicznych
  • W razie potrzeby instrukcje wideo.

Nie chcesz przytłaczać innych tymi procesami i zadaniami, więc postaraj się, aby były one jak najbardziej proste.

Dodaj kluczowe szczegóły

Przepływy pracy i procesy powinny również obejmować:

  • Jak i kiedy komunikować się z klientami
  • Produkty, które wysyłasz do klientów
  • Wszystko inne, co jest niezbędne, aby zaangażowanie było udane

Klienci doceniają, gdy wysyłasz im regularne aktualizacje, takie jak: "Hej, przygotowujemy twoje zeznanie podatkowe i będziemy je mieli dla ciebie w przyszłym tygodniu". Dodanie tych małych szczegółów do swojego przepływu pracy może zrobić ogromną różnicę, jeśli chodzi o doświadczenie klienta.

Rozważ rozwiązania programowe

Kiedy już stworzysz swoje przepływy pracy i procesy, polecam użycie oprogramowania do zarządzania nimi. Zaufaj mi, gdy Twoja firma będzie się rozwijać, będziesz zadowolony, że masz oprogramowanie na miejscu.

Szukając rozwiązania dla przepływu pracy, te cechy będą bardzo korzystne:

  • Zapewnienie możliwości powiązania klientów z zadaniami i zadań z zadaniami
  • Możliwość automatyzacji tworzenia zadań i powtarzania tego samego zadania tak często, jak jest to potrzebne, ponieważ pomaga to wyeliminować ryzyko wpływu błędu ludzkiego na procesy. W rzeczywistości 80% liderów biznesowych zwraca się ku automatyzacji procesów, aby przyspieszyć pracę i zmniejszyć liczbę błędów.
  • Listy kontrolne zadań
  • Komentarze

Komentarze są bardzo pomocne, ponieważ można w nich odnotować kwestie związane z konkretnym klientem, np. klient nie dostarczył wyciągów z karty kredytowej za jeden miesiąc, co spowodowało pominięcie uzgodnień.

Aktualizacja i przegląd procesów

Na koniec, gdy już będziesz miał wszystkie swoje procesy i przepływy pracy na miejscu, będziesz chciał je przeglądać i aktualizować w razie potrzeby. Wykonałeś już początkową ciężką pracę, aby przejść przez wszystkie te kroki, a aktualizowanie ich zapewni, że zaoferujesz klientom absolutnie najlepsze możliwe doświadczenie, utrzymując jednocześnie swój zespół w dobrej organizacji.

Podsumowanie

Przepływ pracy i procesy powinny być częścią każdej firmy. Jeśli jesteś mniejszą firmą, skup się na oprogramowaniu do przepływu pracy, które jest łatwe w użyciu, konfiguracji i wykorzystuje wbudowane szablony. Średnie i duże firmy mogą potrzebować bardziej złożonego oprogramowania do obiegu dokumentów, a także mogą spodziewać się większych kosztów ogólnych i kosztów wdrożenia i utrzymania tych rozwiązań. Jeśli jednak nie posiadasz jeszcze żadnego rozwiązania, zacznij od czegoś, co jest łatwe do wdrożenia i użytkowania. Złożoność i tarcie przy wdrażaniu rozwiązania często powodują więcej bólu głowy niż rozwiązują.