Prace związane z audytem i nadużyciami finansowymi wymagają finansowego eDiscovery

image

W sferze prawnej tradycyjne rozwiązania eDiscovery stały się popularne, aby pomóc w odkryciu kluczowych relacji i działań poprzez dokumenty, e-maile i aktywność w mediach społecznościowych, ale jak dotąd w branży księgowej brakuje analogicznych rozwiązań. Nie wspominając już o tym, że nawet te legalne rozwiązania eDiscovery nie są w stanie naprawdę "podążać za pieniędzmi" - wskazują raczej na potencjalne powiązania finansowe, które następnie wymagają dalszego dochodzenia w sprawie oszustwa i poświęcenia cennego czasu pracowników.

Wyciągi bankowe i maklerskie oraz transfery pieniężne, prawdopodobnie najbardziej znaczące informacje pozwalające na wykrycie oszustwa finansowego, historycznie nie były uwzględniane ani oceniane w narzędziach technologicznych - czy to eDiscovery w dziedzinie prawa, czy też narzędziach audytowych dla tych z nas, którzy zajmują się księgowością.

Podczas gdy przejrzystość finansowa okazała się trudna do osiągnięcia w audytach, oszuści wciąż przyjmują nowe sposoby przemieszczania pieniędzy. Ostatnie raporty pokazują, że w ciągu ostatnich dwóch lat gwałtownie wzrosła liczba oszustw związanych z kredytami PPP, co sprawiło, że miliardy dolarów podatników trafiły do kieszeni przestępców. Istotnym problemem pozostają również oszustwa zawodowe.

Artykuły takie jak ten, prosto do Twojej skrzynki pocztowejDołącz

do naszego newslettera, aby uzyskać najnowsze trendy w księgowości, pomysły, wiadomości i technologie dostarczane bezpośrednio na Twój adres e-mail.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapisz
się

Ostatni raport opublikowany przez Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) zatytułowany "Occupational Fraud: A Report to the Nations" przeanalizowano 2 110 przypadków i stwierdzono, że spowodowały one straty finansowe o łącznej wartości ponad 3,6 miliarda dolarów. Ponadto, oszustwa dotyczące sprawozdań finansowych, choć mniej powszechne, są wymieniane jako odpowiedzialne za największe szkody, ze średnią stratą 529 tys. dolarów.

Według tego samego raportu szacuje się, że wykrycie oszustwa zajmuje średnio ponad 12 miesięcy. Rozprzestrzenianie się danych w sieci i zwiększona aktywność w kryptowalutach tylko powiększają możliwości.

Dodajmy do tego, że niedrogi dostęp do kapitału i konsekwentna ekspansja gospodarcza w ciągu ostatniej dekady spowodowały, że działania wysokiego ryzyka i oszustwa były łatwiejsze do zamaskowania, a nawet nagradzane. Jednak w miarę jak podaż pieniądza staje się coraz bardziej ograniczona, a koszt kapitału wzrasta, płynność i możliwość dostępu do funduszy będą ograniczone.

To nowe makrośrodowisko z pewnością ujawni słabe modele biznesowe, inwestycje wysokiego ryzyka, oszustwa i schematy Ponziego. Krótko mówiąc, im bardziej gospodarka będzie się zacieśniać, tym więcej oszustw będziemy obserwować.

Jak zatem specjaliści ds. rachunkowości mogą przygotować się na tę falę oszustw i skuteczniej "podążać za pieniędzmi" w audytach? Niektórzy eksperci twierdzą, że następna dekada będzie należeć do nowych czynników, w szczególności do technologii, która daje audytorom znaczne nowe możliwości pomiaru ryzyka i wyszukiwania nieprawidłowości - a w dłuższej perspektywie, do zapotrzebowania rynku na bardziej znaczące i szybsze poświadczenia dotyczące szerszego zakresu działań.

Niezależnie od tego, czy zarządzamy audytami, czy też dochodzeniami finansowymi dotyczącymi wyceny przedsiębiorstw lub innych zdarzeń finansowych, istnieje wyraźna możliwość ewolucji naszych od dawna stosowanych podejść. Przede wszystkim, nadszedł czas, aby firmy oceniły swoje praktyki audytorskie i wybór technologii z nimi związanych, przed spodziewanym wzrostem liczby audytów i dochodzeń finansowych.

Istnieje wiele technologii pomagających w zarządzaniu praktyką, a ich selekcja może być zniechęcająca. Jednak w dzisiejszych czasach ważne jest, aby ocenić technologie, które wykraczają poza narzędzia do zarządzania praktyką i obejmują te, które w sposób fundamentalny dotyczą samej pracy.

Włączenie finansowych narzędzi eDiscovery jest tylko jednym z przykładów. Wprowadzane obecnie technologie mogą wreszcie zdigitalizować informacje zawarte w wyciągach bankowych i maklerskich, obrazach czeków i przelewów pieniężnych, eliminując potrzebę żmudnej pracy ręcznej, a jednocześnie eliminując ryzyko związane z pobieraniem próbek danych. Ostatecznie, dzięki finansowemu eDiscovery, firmy mają możliwość poprawy wykorzystania personelu, ograniczenia lub całkowitego wyeliminowania potrzeby pobierania próbek oraz znacznej poprawy dokładności audytu.

Twierdzę, że w audytach jutra każdy dokument mogący wykazać przepływ materiałów i pieniędzy zostanie zdigitalizowany, a audytorzy będą mogli przyjrzeć się całemu zestawowi danych finansowych, a nie jego fragmentowi. Ostatecznie te nowe narzędzia finansowe eDiscovery na zawsze zmienią nie tylko to, jakie dane możemy przeglądać, ale również to, jak szybko możemy zidentyfikować i wykryć nieprawidłowości.

Wreszcie istnieją technologie, które pozwalają nam tworzyć dowody finansowe jako kompleksowy zestaw danych, przyspieszają ich analizę i dostarczają bardziej szczegółowych informacji na temat tego, co dokładnie stało się z pieniędzmi. Krótko mówiąc, możemy wreszcie naprawdę "podążać za pieniędzmi". Zapewnienie digitalizacji i prawdziwej przejrzystości dokumentów finansowych było być może ostatnią granicą, ale idąc naprzód, audyty zaczną je uwzględniać najpierw jako kwestię zróżnicowania, a później jako kwestię oczywistą.

Przyjmując nowe technologie i techniki oraz eliminując procedury manualne i skróty, takie jak próbkowanie, nie tylko przyspieszymy naszą pracę i usuniemy ryzyko, ale możemy również wyjść naprzeciw chwili i zmienić audyt na lepsze.