Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów w Twojej firmie?

image

Przepływ dokumentów to często problem w firmie. Najlepiej traktować go z przymrużeniem oka. Dopiero gdy pojawia się problem, uświadamiamy sobie, jak ważna była ta zagubiona faktura. Jak dbać o porządek? Sprawdź nasz najnowszy artykuł.

Jakie dokumenty mogą być w obiegu w firmie?

O ile nie jest to problem dla przedsiębiorców, którzy prowadzą małą firmę, o tyle może to być problem dla dużych firm, które mają wielu kontrahentów lub duże firmy.

Wiele dokumentów może być ważnych dla firmy. Dokumenty te mogą być różne w zależności od profilu firmy.
- Faktury VAT i ich korekty
- Raporty kasowe
- Potwierdzenia płatności
Wnioski o urlop
- Rachunki za podróże służbowe
- umowy;
- Zamówienia
- Poczta przychodząca
- Protokoły doręczeń i odbioru
- i inne.

Ustawa "VAT 2014" wprowadziła definicję e-faktury. Znacznie ułatwiło to ich drukowanie, wysyłanie i odbieranie.

Oczywistym jest, że e-faktura może zostać "pomylona", dlatego warto zadbać o odpowiednie procedury obiegu dokumentów, aby uniknąć takich sytuacji.

Jaki jest przepływ dokumentów w firmie?

W zależności od rodzaju, dokumenty trafiają do odpowiedniej jednostki w firmie. Ta przejmuje nad nimi opiekę.

Odebrane przesyłki pocztowe i kurierskie oraz dokumenty z nimi związane "wpadają" do sekretariatu lub administracji. Dział księgowości zarządza fakturami za zakup sprzętu biurowego. Jak odbywa się ich obieg?

Proces ten można opisać w czterech punktach.

  • Zamawianie
  • Rejestr
  • Klasyfikacja
  • Archiwizacja

Każda firma decyduje o tym, jak ten proces będzie wyglądał. Jego wygląd nie jest wymagany przez prawo. Powinien być jasny dla każdego pracownika.

Co powinno znaleźć się w takiej instrukcji? Do kogo powinna być skierowana?

Powinna być wysłana do wszystkich pracowników, którzy mogą być odbiorcami dokumentów. Instrukcje powinny zawierać informacje o tym, jakiego typu dokumenty powinny trafiać do jakiego działu lub osoby, jak je opisywać i kiedy powinny być dostarczane.

Niektóre dokumenty, np. faktury o dużej wartości, wymagają podpisu przełożonego. Szczegóły te powinny być zawarte w instrukcjach obiegu dokumentów.

Instrukcja może również zawierać sekcję dotyczącą odpowiedzialności pracownika w przypadku zajmowania się określonymi dokumentami.

Jak wyglądałby przykładowy obieg dokumentów?

Choć teoria teorią, to jak wygląda przykładowy obieg dokumentów? Przyjrzyjmy się kilku przykładom.

Wyślij wniosek:
- Pracownik składa wniosek o urlop wypoczynkowy.
- Zatwierdzenie przez przełożonego lub kierownika działu;
- Przesłanie wniosku do działu kadr.
Faktura Vat za wydatki:
- Pracownik musi zaakceptować fakturę.
- Opis faktury zgodnie z instrukcją
- Akceptacja faktury przez przełożonego/menedżera (w zależności od ustaleń firmy).
Księgowość akceptuje fakturę
- Zapłata faktury, zmiana statusu na "zapłacono".
- Archiwizacja faktury.

Choć obieg dokumentów wydaje się prosty, może być skomplikowany, jeśli w firmie jest wiele jednostek, a tylko jeden dział zajmuje się dokumentami.

Firmy mogą wykorzystać wewnętrzne systemy i programy do usystematyzowania obiegu dokumentów. Poszczególne dokumenty są wówczas skanowane i wprowadzane do systemu, w którym krążą.

Od 2009 roku wiele dokumentów, takich jak wyciągi bankowe, polecenia księgowania czy deklaracje podatkowe, może być przechowywanych w formie elektronicznej. Po zatwierdzeniu sprawozdań finansowych można przechowywać ich wersje elektroniczne. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów procesy te staną się łatwiejsze.

Bez względu na to, czy obieg dokumentów w firmie jest papierowy czy elektroniczny, ważne jest usystematyzowanie i wdrożenie procedur. Nikt nie chce powodować problemów w dziale księgowości lub tworzyć zaległości z fakturami lub innymi dokumentami.