Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

image

Obieg dokumentów ma za zadanie ułatwić przepływ informacji w firmie. Pomaga zaoszczędzić czas, przypisać koszty do właściwego miejsca i projektu w organizacji, ocenić możliwości przepływu pieniędzy (tzw. cashflow) oraz monitorować procesy przepływu informacji. Jak wygląda obieg dokumentów w praktyce. Odpowiedź na to pytanie znajduje się w poniższym materiale.

Zacznijmy od tego, że obieg dokumentów nie jest standardowym procesem w każdej firmie. Jego złożoność i długość zależy od organizacji projektu i specyfiki projektów. W małych firmach (10-20 pracowników) przepływ informacji odbywa się zazwyczaj pomiędzy sekretarką, dyrektorem, działem sprzedaży i księgową. Przyjrzyjmy się bliżej takiemu scenariuszowi.


Przykładowy obieg dokumentów w małej firmie (10-20 pracowników).

sekretariat - prezes - księgowość - sekretariat

Do sekretariatu trafia faktura kosztowa. Osoba upoważniona wprowadza fakturę elektroniczną lub jej skan do systemu. Następnie dokument jest przesyłany do właściciela firmy w formie obrazu cyfrowego. Dokonuje on merytorycznej akceptacji dokumentu i wszystkich kosztów z nim związanych. Księgowy weryfikuje fakturę pod względem prawnym i formalnym, a następnie wprowadza ją do ewidencji księgowej i archiwizuje dokument. Jest to prosty przykład wymiany dokumentów. Jego zaletą jest przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu i możliwość ich zdalnego odbioru. Ten system zarządzania dokumentami jest wykorzystywany zarówno przez duże, jak i średnie firmy do wspierania specyficznych dla nich procesów przepływu informacji.

Możemy przyspieszyć proces, jeśli dokument jest wstrzymany na pewnym etapie przez długi okres czasu. Jest to szczególnie ważne dla księgowych. Jeśli faktura nie zostanie opłacona w ciągu 3 miesięcy od jej wystawienia, odliczenie VAT może stać się bardzo skomplikowane. Często zdarza się, że deklaracje VAT muszą być korygowane.

Co zawdzięczamy obiegowi dokumentów w naszej firmie?

  • Znamy dokładną lokalizację dokumentu.
  • Monitorujemy terminy płatności.
  • Mamy dostęp do historii obiegu dokumentów. Jest to szczególnie ważne dla kontroli, np. audytów procesów i kontroli podatkowej.
  • Zarządzanie zapewnia, że koszty są dokładnie przypisane do projektów i zespołów.
  • Zarządzanie monitoruje przepływy pieniężne. Widzi, czy jest wystarczająca ilość pieniędzy na spłatę zobowiązań.
  • Dokumenty są zapisywane w jednym miejscu. Jeśli zapisujesz je w folderach tymczasowych, lub zostawiasz w skrzynce pocztowej po pewnym czasie mogą zniknąć i stracisz dużo czasu na ponowne ich odnalezienie.
  • Oszczędności finansowe. Ze stosów papierowych dokumentów można stworzyć cyfrowe archiwa. Dzięki temu zmniejszą się koszty przechowywania i wpływ na środowisko.
  • Możemy powiązać zapisy dokumentów z zeskanowaną zawartością umów, dzięki czemu szybko odnajdziemy i zweryfikujemy spójność.

Wdrożenie standardowego obiegu dokumentów w firmie zmniejsza prawdopodobieństwo zagubienia ważnych dokumentów.
Klienci często nie wiedzą, jak stworzyć proces, więc zamiast skupić się na wdrożeniu, myślą o koncepcji. Przy wyborze oprogramowania warto przyjrzeć się scenariuszom, które zostały przetestowane i są reprezentatywne dla typowego przepływu informacji w firmie (takie rozwiązanie zapewnia Symfonia Obieg Dokumentów).

Przykład obiegu dokumentów dla większych firm

Przyjrzyjmy się jak wygląda proces obiegu dokumentów w większych organizacjach, które współpracują z klientami zewnętrznymi.

Odbiór - weryfikacja wstępna - wprowadzenie dokumentu do elektronicznego obiegu dokumentów - dział odpowiedzialny za projekt. Akceptacja merytoryczna - weryfikacja księgowa: formalna, księgowo-finansowa i zaksięgowanie w programie księgowym - archiwizacja

Recepcja przyjmuje dokumenty elektroniczne lub papierowe i wprowadza je do elektronicznego obiegu dokumentów.

ETAP PIERWSZY - Etap ten polega na sprawdzeniu, czy dokument, którym najczęściej jest rachunek zakupu, dotyczy firmy oraz zweryfikowaniu poprawności danych identyfikacyjnych wszystkich stron transakcji. Określa również, do kogo dokument powinien zostać przesłany do akceptacji.

DRUGI ETAP WERYFIKACJI - merytoryczny. Osoba ta jest odpowiedzialna za opisanie kosztów i ich akceptację. Jeżeli tylko część kosztów ma być zakwalifikowana do ośrodka odpowiedzialności danego kierownika, powinien on przekazać dokument innej osobie upoważnionej do akceptacji kolejnej części. Dzięki temu mają oni pełną kontrolę nad kosztami obciążającymi ich zespoły, działy, MPK, czy nadzorowane projekty.

TRZECI ETAP WERYFIKACJI: Faktura jest odsyłana do księgowości w celu zatwierdzenia (zatwierdzenie księgowe). Do ewidencji księgowej trafia dokument, który zostaje podzielony na koszty dla odpowiednich projektów i działów. Może to mieć negatywny wpływ na rentowność i rozliczenia podatkowe. Jego wędrówka przez organizację musi być zawsze monitorowana i w razie potrzeby przyspieszana przez oprogramowanie do obiegu dokumentów. Dokument, który został zarejestrowany w księgach, trafia do archiwum. Musi być tam przechowywany przez pięć lat od zamknięcia roku obrotowego, którego dotyczy.