1.Pasek zadań


Nowa faktura - umożliwia wystawienie nowej faktury

 


Zapisz fakturę - pozwala zachować wystawione faktury



Poprzednia strona - przejście do poprzedniej strony



Następna strona - przejście do następnej strony



Podgląd wydruku - podgląd bieżącego dokumentu (pokazuje równierz listę Sprzedawców, Nabywców, Produktów, oraz zestawienie dokumentów w zależności od wybranej zakładki)



Drukowanie - drukowanie dokumentów w zależności od wybranej zakładki.



Notatnik - ikona otwierająca notatnik



Kalkulator - uruchamia kalkulator



Dodaj do archiwum - opcja umożliwiająca zabezpieczenie wszystkich danych



Rozpakuj z archiwum - pobiera zabezpieczone dane z dysku



Informacje o programie



Zamknij program - wyjście z programu



2.Pasek nawigator


Przejdź do pierwszego rekordu - ustawia kursor na początku bazy danych


Poprzedni rekord - przesuwa kursor do poprzedniego rekordu



Następny rekord - przesuwa kursor do następnego rekordu



Przejdź do ostatniego rekordu - ustawia kursor na końcu bazy danych



Dodaj pozycję - pozwala na wprowadzenie nowych danych do bazy



Usuń pozycję - usuwa dane z aktualnego rekordu



Modyfikuj pozycję - umożliwia zmianę danych w bazie



Potwierdź zmianę - zatwierdza wprowadzone zmiany



Anuluj zmianę - anuluje bieżące zmiany



Odśwież dane - odświeża dane w zbiorach



3.Edycja, wprowadzanie danych

Wszelkie modyfikowanie bazy, poruszanie się pomiędzy rekordami może odbywać się na kilka różnych sposobów, co daje

w efekcie łatwość i przyjemność obsługi programu.

  1. Za pomocą paska nawigatora

  2. Za pomocą klawiatury ( strzałki góra, dół ,lewo,prawo)

  3. Urzywając klawisza Tab.

  4. Klikając myszką na interesujące nas pole tabeli

Dane do bazy wprowadzamy poprzez wypełnianie poszczególnych pól (puste pola, lub pola tabeli).

Należy zwrócić szczególną uwagę na pole identyfikator według którego program wyszukuje interesujących nas sprzedaców czy nabywców.

Program umożliwia wprowadzanie dowolnej ilości sprzedawców. Po wprowadzeniu danych program automatycznie dodaje sprzedawców do listy znajdującej się na stronie Faktury.

Należy dane wprowadzać uważnie w celu uniknięcia późniejszych błędów. Pola: NIP,REGON,numer dowodu,PESEL,Paszport nie muszą być wypełnione w wersji standard gdyż dane te służą jedynie do wypełniania druków przelewów, wpłat na ZUS , których program w wersji standard nie posiada. Pola te posiadają tzw. obraz, który zabezpiecza przed wprowadzeniem niepoprawnych danych (np. zbyt długi NIP, REGON...)

Odnośnie pola firma mała uwaga:

Program w pierwszej kolejności pobiera dane z pola firma. (wydruk faktur,rachunków, druków na ZUS)

Jeśli pole firma nie zostanie wypełnione program pobiera dane z pola Imię Nazwisko

Podobie postępujemy z bazą danych nabywców a więc modyfikowanie bazy, poruszenie się pomiędzy rekordami może odbywać się na kilka różnych sposobów, co daje w efekcie łatwość i przyjemność obsługi programu.

  1. Za pomocą paska nawigatora

  2. Za pomocą klawiatury ( strzałki góra, dół ,lewo,prawo)

  1. Urzywając klawisza Tab.

  1. Klikając myszką na interesujące nas pole tabeli

Dane do bazy wprowadzamy poprzez wypełnianie poszczególnych pól (puste pola, lub pola tabeli)

Program umożliwia wprowadzanie dowolnej ilości nabywców. Po wprowadzeniu danych program automatycznie dodaje nazwiska nabywców do listy znajdującej się na stronie Faktury.

Dane wprowadzamy uważnie w celu uniknięcia późniejszych błędów.

Należy zwrócić szczególną uwagę na pole identyfikator według którego program wyszukuje interesujących nas sprzedaców czy nabywców.

Odnośnie pola firma mała uwaga:

Program w pierwszej kolejności pobiera dane z pola firma. (wydruk faktur,rachunków, druków na ZUS)

Jeśli pole firma nie zostanie wypełnione program pobiera dane z pola Imię Nazwisko


4.Baza Towary i usługi

 

Modyfikowanie bazy danych oraz poruszanie się odbywa się podobnie jak w przypadku sprzedawcy, nabywcy.

W produktach z rozwijanej listy (rys. poniżej) należy wybrać jednoskę miary

 



oraz stawkę VAT dla danej usługi czy towaru (rys. poniżej).Cena brutto zostanie automatycznie wyliczona przez program.

 



Po wprowadzeniu danych dotyczących produktów, program automatycznie dodaje towary do listy znajdującej się na stronie Faktury.

Aby zobaczyć listę wszystkich towarów należy wejść w Bazy danych -> Produkty ->Podgląd listy produktów

lub bezpośrednio naciskając ikonę podglądu.

 

5.Wyszukiwanie

Aby otworzyć okno Wyszukiwanie należy kliknąć ikonę lornetki



Pojawi się okno umożliwiające wyszukiwanie według odpowiedniej kategorii(rys. poniżej)



Program umożliwia automatyczne wyszukiwanie sprzedawców czy nabywców według nazwiska, NIP-u,nazwy firmy czy miejscowości



-istnieje również inny sposób wyszukiwania. W tym celu należy

-wpisać pierwsze litery szukanego wyrazu a następnie otworzyć rozwijane pole




Podświetlona zostaje automatycznie szukana firma



Jeśli znamy sprzedawcę czy nabywcę (identyfikator) możemy wpisać interesującą nas firmę w rozwijanym polu, program przed zapisem faktury sprawdzi czy dane są zgodne z identyfikatorem w bazie danych.

 

6.Filtrowanie danych

Po naciśnięciu przycisku Filtrowanie danych pojawia się okno dialogowe (rys. poniżej)

Dwukrotnie klikając w pola Operatory, Dostępne Pola tworzymy zapytanie (w polu Zapytanie można bezpośrednio wpisać odpowiednie zapytanie). Wciśnij przycisk Wykonaj aby zastosować filtr, aby usunąć zastosowany filtr wciśnij przycisk Usuń Filtr.

Przykład 1.

Zastosowano filtr w bazie Produkty o wyrażeniu: CenaNetto>=150 wyświetlane zostają tylko rekordy których cena jest większa lub równa cenie netto 150.

Przykład 2.

Zastosowano filtr w bazie Kontrahenci o wyrażeniu: Miejscowosc = 'Kraków' wyświetlane zostają tylko rekordy Kontrahentów z Krakowa.

7.Import, eksport danych

Uruchom program  Imoprter, dane mogą być przenoszone także z innych baz  (pliki z rozszerzeniem .db oraz .dbf  paradox, dbase) Umożliwia edycję danych i eksportowanie ich do pliku .html,txt opcja przydatna w przypadku gdy istnieje potrzeba prezentacji danych na witrynach internetowych. Dla osób znających język SQL umożliwia tworzenie Zapytań SQL. Więcej na ten temat w pomocy dołączonej do programu.

8.Numeracja dokumentów

Ważnym elementem wystawianych dokumentów jest numeracja. Program automatycznie numeruje dokumenty według podanego formatu.

np. 5\październik\2000 (numer dokumentu\miesiąc\rok)

Z rozwijanej listy możemy wybrać format, który odpowiada naszym wymaganiom. Istnieje także możliwość tworzenia własnej numeracji poprzez wpisanie odpowiedniego formatu (d dzień, m miesiąc, y rok)



Kolejny numer faktury jest wyliczany opcjonalnie od początku roku lub od poczatku miesiąca (rys. pow.).

 

9.Wystawianie i zapisywanie dokumentów

 

Przystępując do wystawienia dokumentu należy wybrać jego rodzaj z rozwijanej listy (rys. poniżej)



Następnie z rozwijanej listy wybieramy sprzedawcę, (rys. poniżej)



podobnie postępujemy z listą nabywcy oraz produkty.

Aby do tabeli produktów dodać towar, należy wybrać z listy produktów interesujący nas towar, a następnie nacisnąć przycisk dodaj do listy, lub potwierdzając ENTEREM (przytrzymanie wciśniętego ENTERA powoduje wstawianie do faktury kolejnych produktów)

Na fakturze wybieramy również formę płatności (rys. poniżej)



Pola data wystawienia, data sprzedaży, termin płatności są domyślnie ustawiane na aktualną datę systemową. Datę możemy modyfikować poprzez ustawienia rozwijanego kalendarzyka.(rys. Poniżej)



Aby zobaczyć przygotowaną w ten sposób fakturę klikamy na pasku zadań ikonę Podgląd wydruku.

Aby wydrukować fakturę klikamy z kolei na pasku zadań ikonę Drukowanie.(Podgląd wydruku oraz Drukowanie zależne jest od aktualnie otwartej strony.)

Faktyczne wystawienie faktury i jej zapisanie na dysku odbywa się przez naciśnięcie ikony na pasku zadań zapisz fakturę.

Po kliknięciu tej ikony program oblicza kolejny numer, czyści wszystkie pola przygotowując program do dalszej pracy.

 

10.Faktury Korekty, Noty Korygujące

Aby wystawić fakturę korygującą do wystawionego już dokumentu należy wczytać interesującą nas fakturę z Wystawionych dokumentów (przycisk wczytaj dokument), następnie zaznaczyć Korekta Faktury (rys. poniżej). Z chwilą zaznaczenia , pojawi się rozwijana lista (rys. poniżej) z której wybieramy Tytuł korekty. Do listy możemy dopisywać dowolny tytuł korekty.



Faktura Vat Korekta jest wystawina oraz zapisywana z kolejnym numerem.

Przykładawo jeśli ostatnia wystawiona faktura vat była z numerem 23 to faktura vat korekta będzie miała przypisany automatycznie kolejny numer , w tym przypadku będzie to numer 24.

Aby wystawić Notę korygującą należy wybrać z Menu ->Faktury->Nota Korygująca (rys. poniżej)



Po wybraniu pojawi się okno dialogowe w którym należy wypełnić odpowiednio dane.

Nr Faktury Korygowanej jak i Nr Noty Korygującej wpisujemy ręcznie.

W pola Treść Korygowana oraz pole Treść Prawidłowa należy wpisać odpowiednie dane dotyczące noty korygującej.

Uwaga: W Programie ,Noty Korygujące w przeciwieństwie do innych dokumentów nie są zapisywane.

 

11.Drukowanie, podgląd wystawionych dokumentów

Aby wczytać interesującą nas fakturę należy otworzyć stronę Wystawione dokumenty a następnie, klikając na rozwijane pole wybrać rok, miesiąc w którym została wystawiona dana faktura.

W polu Szukaj według kategorii (rys.poniżej) znajdują się kategorie według których program będzie wyszukiwał zapisane faktury.



Po znalezieniu interesującego nas dokumentu klikamy na przycisk Wczytaj dokument.

Program umożliwia nam zestawienie wystawionych dokumenów z konkretnie interesującego nas okresu.

W tym wypadku należy zaznaczyć interesujący nas okres (rys.poniżej)




12.Przelewy

Aby wystawić przelew ,z rozwijanej listy wybieramy rodzaj przelewu (rys. poniżej) oraz formę czyli wydruk lub nadruk przelewu. Nadruk używany jest do gotowych formularzy A4 dostępnych w sklepach.



Wybierając z Rodzaju przelewu (rys. powyżej) opłata za podatek pojawią się pola (rys. poniżej) które należy odpowiednio wypełnić.


Należy równierz wybrać wpłatę gotówkową lub przelew (rys. poniżej) oraz zaznaczyć czy adres na przelewie ma być drukowany.



Wpłacającym, Odbiorcą może być Sprzedawca lub Nabywca w zależności od zaznaczonej opcji (rys. poniżej)



Przelew można wystawić na podstawie wystawionej faktury, wybierając interesujący nas dokument z rozwijanej listy

(rys. poniżej).Pola Kwota oraz Nazwa zobowiązania zostaną wypełnione automatycznie.



W przypadku gdy przelew nie jest wystawiany na podstawie wystawionego dokumentu należy wpisać interesującą nas kwotę oraz tytuł zobowiązania ręcznie.

Aby zobaczyć gotowy już przelew ,klikamy podgląd wydruku (ikona lupy).


Aby wypełnić przelewy na ZUS należy przejść na zakładkę ZUS.

Wybrać z listy wpłacającego.

Wybrać rodzaj i nr dokumentu:nr dowodu ,Pesel, Paszport (dane pobierane ze strony Sprzedawcy)(rys.poniżej)


Zaznaczyć interesujące nas ubezpieczenie (rys. poniżej).W przypadku zaznaczenia wszystkich ubezpieczeń program na podglądzie po kolei pokaże kolejne przelewy na ZUS.


Aby zobaczyć gotowy już przelew na ZUS ,klikamy podgląd wydruku (ikona lupy).


13.Zdarzenia gospodarcze

 

Ważnym elementem programu są zdarzenia gospodarcze. To na ich podstawie program wypełnia wszystkie strony księgi, oblicza dochody i zestawienia. Aby modyfikować zdarzenia kliknij napis Opis zdarzenia gosp. Zaleca się wprowadzanie zdarzeń poprzez kolumnę jak na zdjęciu poniżej.



Każdemu nowemu zdarzeniu gospodarczemu musi zostać przypisana prawidłowa kolumna na podstawie której program wypełnia strony księgi. Program posiada wbudowaną bazę kilkunastu podstawowych zdarzeń gospodarczych. Nowe zdarzenia można wprowadzać także przy pomocy tabeli w której dopisujemy nr. kolumny. Przykład: aby dodać nowe zdarzenie sprzedaż produktu wpisz w 7 kolumnie i naciśnowe zdarzenie sprzedaż Po wprowadzeniu zmian należy zamknąć stronnowe zdarzenia gospodarcze.

Poniżej tabeli znajduje się rozwijana lista (rys. poniżej) z której można wybrać interesującą nas kolumnę. Przykładowo ,jeżeli zaznaczymy kol. 7 w tabeli pojawią się wszystkie istniejące zdarzenia dla tej kolumny.




14.Księga przychodów i rozchodów

 

Otwórz stronę KPiR na podstronie strony księgi ,naciśnij przycisk-dodaj pozycję (plus) wpisz numer dokumentu, z rozwijanej listy wybierz lub wpisz zdarzenie gospodarcze (jeśli zdarzenie nie figuruje na liście kliknij Opis zdarzenia gosp patrz rozdział zdarzenia gospodarcze), następnie wpisz lub wybierz kontrahenta ( w momencie gdy program nie znajdzie jego odpowiednika zaproponuje przejście na stronę Kontrahenci, gdzie możemy wprowadzić nowy rekord). Na koniec podajemy kwotę. Po wypełnieniu wszystkich pól należy zaksięgować zdarzenie naciskając przycisk Zaksięguj.




15.Sporządzanie zestawień

 

Aby przykładowo sporządzić dochód za miesiąc przejdź na podstronę strony księgi. Z rozwijanej listy jak na rys. poniżej wybierz Dochód za miesiąc, wybierz rok i miesiąc dla którego ma być sporządzone zestawienie. Tak samo postępujemy w przypadku sporządzania stron księgi, podsumowania. Analogicznie czynimy tworząc zestawienia w rejestrze sprzedaży i rejestrze zakupów ,wybierając interesujące nas zestawienie z rozwijanej listy.

Wybór zestawienia KPiR




Wybór zestawienia sprzedaży


Wybór zestawienia zakupów



Podgląd włączamy przez kliknięcie na pasku zadań ikonę Podgląd wydruku. Aby wydrukować dokument klikamy z kolei na pasku zadań ikonę Drukowanie.

Uwaga: Puste strony księgi oznaczać mogą brak zdarzeń gospodarczych dla danego miesiąca.

Pola data zdarzenia gospodarczego jest domyślnie ustawiane na aktualną datę systemową. Datę możemy modyfikować poprzez ustawienia rozwijanego kalendarzyka.(rys. poniżej)

 

16.Rejestr sprzedaży

Otwórz stronę Rejestr sprzedaży ,naciśnij przycisk-dodaj pozycję (plus) wpisz numer dokumentu, z rozwijanej listy wybierz lub wpisz zdarzenie gospodarcze ,następnie wpisz lub wybierz kontrahenta ( w momencie gdy program nie znajdzie jego odpowiednika zaproponuje przejście na stronę Kontrahenci, gdzie możemy wprowadzić nowy rekord). Na koniec podajemy kwotę netto (program automatycznie oblicza stawki VAT). Po wypełnieniu wszystkich pól należy zaksięgować zdarzenie naciskając przycisk Zaksięguj.



W rejestrze sprzedaży wybierając z rozwijanej listy strony sprzedaży lub podsumowanie sprzedaży można tworzyć zestawienia (patrz Sporządzanie zestawień).


17.Rejestr zakupów

Otwórz stronę Rejestr zakupu ,naciśnij przycisk-dodaj pozycję (plus) wpisz numer dokumentu, z rozwijanej listy wybierz lub wpisz zdarzenie gospodarcze ,następnie wpisz lub wybierz kontrahenta ( w momencie gdy program nie znajdzie jego odpowiednika zaproponuje przejście na stronę Kontrahenci, gdzie możemy wprowadzić nowy rekord).Następnie z rozwijanej listy wybieramy rodzaj zakupu. Na koniec podajemy kwotę netto (program automatycznie oblicza stawki VAT). Po wypełnieniu wszystkich pól należy zaksięgować zdarzenie naciskając przycisk Zaksięguj.



Podobnie w rejestrze zakupu wybierając z rozwijanej listy strony zakupu lub podsumowanie stron zakupów można tworzyć zestawienia (patrz Sporządzanie zestawień).


18.Graficzna analiza danych

Wybierz z rozwijanej listy rodzaj wykresu:

Program sporządzi wykres, który można wydrukować.


 

19.Opcje programu

 

Przed wystawieniem Faktury możemy wybrać jej styl jak i rozmiar i rodzaj czcionki (rys. poniżej).



Odznaczenie pola Drukuj dane w tabeli(rys. powyżej) spowoduje iż dane na fakturze będą drukowane bez tabeli.

Aby wybrać styl faktury należy wejść w Opcje programu i z rozijanej listy Styl faktury (rys. poniżej) wybieramy konkretny układ.



Styl faktury można również zmienić wybierając z Menu->Faktury->Styl faktury.

Program posiada opcję wczytaj teksturę (rys. poniżej), dzięki czemu użytkownik posiada możliwość zmiany i dostosowania wyglądu programu. Przykładowe tekstury znajdują się w katalogu tekstury.



Zmiana tła odbywa się przez wczytanie pliku bmp, wmf, emf. Po naciśnięciu przycisku wczytaj teksturę pojawia się okno dialogowe za pomocą którego szukamy odpowiedniej tekstury.Zmiana logo Twojej firmy odbywa się podobnie jak w przypadku zmiany tekstury.

Zamiast tekstury ,możemy wybrać dowolne tło programu naciskając przycisk kolor tła.

Pojawi się panel z kolorami , z którego wybieramy interesujące nas tło (rys. poniżej)



Interfejs programu pozwala na szybki powrót do klasycznego wyglądu wystarczy zaznaczyc z Menu->Opcje->Klasyczny wygląd .

Pominięcie logo firmy na wydruku odbywa się przez odznaczenie pola Logo na wydruku



Pole dodatkowy tekst na wydruku posiada domyślną wartość Dziękujemy, którą możemy zmienić na dowolny tekst wyświetlany na fakturze, rachunku. Wartość zapamiętywana.

W programie istnieje równierz możliwość wyłączenia wszelkich elementów graficznych.W tym wypadku należy zaznaczyć pole wyłącz elementy graficzne (rys. poniżej)



Po zaznaczeniu pola Archiwizuj automatycznie ( rys. powyżej) program będzie zapisywał dane samoczynnie przy każdym wyjściu z programu.

20.Skróty klawiszy

 

Skróty klawiszy ułatwiają poruszanie się po programie:

F 12 - następna strona

F 11 - poprzednia strona

Ctrl+F - nowa faktura

Ctrl+Z - zapisz fakturę

F1 - znajdź sprzedawcę

F2 - znajdź nabywcę

F3 - znajdź produkt

Ctrl+N - otwórz notatnik

Ctrl+K - otwórz kalkulator